Ultimo aggiornamento: 17 giugno 2026

Policy di Utilizzo Accettabile di Woomail

La presente Policy di Utilizzo Accettabile disciplina l’uso corretto, lecito e sicuro di Woomail, piattaforma SaaS per email marketing, marketing automation, segmentazione, integrazioni WordPress/WooCommerce e funzionalità di supporto basate anche su intelligenza artificiale.

Woomail è fornito da Web Marketing Aziendale, con sede legale in Via Galileo Galilei, 43, 25128 Brescia (BS), Italia, P. IVA 03467570986, e-mail support@woomail.it.

La presente Policy costituisce parte integrante dei Termini e Condizioni di Woomail. Utilizzando Woomail, il Cliente accetta di rispettare questa Policy, i Termini e Condizioni, la Privacy Policy, l’eventuale Data Processing Agreement e la documentazione tecnica disponibile nella piattaforma.

1. Finalità della Policy

Woomail consente ai Clienti di creare, gestire e inviare comunicazioni digitali, newsletter, campagne email, automazioni, messaggi transazionali, segmenti, workflow e attività di marketing collegate.

Per proteggere i destinatari, i provider email, la reputazione dei domini di invio, l’infrastruttura tecnica, la deliverability e gli altri clienti della piattaforma, Woomail richiede che ogni utilizzo del Servizio avvenga in modo lecito, trasparente, proporzionato e conforme alle normative applicabili.

Questa Policy serve a chiarire cosa è consentito, cosa è vietato e quali comportamenti possono portare a limitazioni, sospensioni o chiusura dell’account.

2. Ambito di applicazione

La presente Policy si applica a tutti i Clienti, Utenti, collaboratori, agenzie, consulenti, dipendenti o soggetti autorizzati che utilizzano Woomail direttamente o per conto di terzi.

La Policy si applica a tutte le funzionalità della piattaforma, incluse campagne email, automazioni, liste, segmenti, moduli, template, contenuti generati con AI, API, webhook, plugin, connettori, integrazioni WordPress/WooCommerce, tracciamenti, report e strumenti di deliverability.

3. Principi generali di utilizzo

Il Cliente deve utilizzare Woomail esclusivamente per finalità lecite, legittime e coerenti con la natura professionale del Servizio.

In particolare, il Cliente si impegna a:

• inviare comunicazioni solo a destinatari acquisiti in modo lecito;
• rispettare le normative applicabili in materia di protezione dei dati personali, marketing diretto, comunicazioni elettroniche, tutela dei consumatori e proprietà intellettuale;
• fornire informative privacy chiare e complete ai destinatari;
• mantenere prova dei consensi o delle basi giuridiche utilizzate;
• consentire ai destinatari di disiscriversi o opporsi alle comunicazioni in modo semplice e gratuito;
• utilizzare mittenti, oggetti, domini, contenuti e call to action trasparenti e non ingannevoli;
• non compromettere la sicurezza, la reputazione o la stabilità tecnica di Woomail;
• rispettare limiti di invio, procedure di verifica, regole di warm-up e istruzioni tecniche comunicate da Woomail.

4. Liste, contatti e basi giuridiche

Il Cliente è l’unico responsabile della liceità delle liste, dei contatti e dei dati caricati, importati, sincronizzati o trattati tramite Woomail.

Ogni contatto utilizzato per attività di marketing, newsletter, automazioni o comunicazioni commerciali deve essere stato acquisito con una base giuridica valida, ad esempio consenso, rapporto contrattuale, legittimo interesse ove applicabile, soft spam nei limiti consentiti dalla legge o altra base giuridica prevista dalla normativa applicabile.

Il Cliente deve essere in grado di dimostrare, su richiesta di Woomail, l’origine dei contatti, la modalità di raccolta, l’informativa fornita, la data di acquisizione, la fonte, la base giuridica e l’eventuale consenso prestato.

In caso di dubbi sulla provenienza di una lista, Woomail può richiedere chiarimenti, bloccare importazioni, limitare invii, sospendere campagne o impedire l’utilizzo di specifici segmenti fino alla verifica.

5. Liste vietate

È vietato utilizzare Woomail con liste:

• acquistate, affittate, noleggiate o ottenute da broker di contatti senza adeguata base giuridica;
• raccolte tramite scraping da siti web, social network, directory, marketplace, registri pubblici o database online;
• generate automaticamente, arricchite artificialmente o create tramite strumenti di estrazione massiva senza consenso o base giuridica valida;
• ottenute da terzi senza prova documentabile della liceità della raccolta e della possibilità di utilizzo per comunicazioni marketing;
• composte da indirizzi generici, obsoleti, inattivi o non verificati in misura tale da generare rischi elevati di bounce, reclami o spam trap;
• contenenti destinatari che si sono già disiscritti, opposti o hanno richiesto di non ricevere comunicazioni;
• ottenute con pratiche ingannevoli, informative incomplete o finalità diverse da quelle effettivamente perseguite.

La presenza di una lista caricabile tecnicamente nella piattaforma non implica che il suo utilizzo sia lecito o accettato da Woomail.

6. Regole anti-spam

È vietato utilizzare Woomail per inviare spam, comunicazioni massive non autorizzate, messaggi indesiderati, comunicazioni ingannevoli o campagne che violino norme sul marketing diretto e sulle comunicazioni elettroniche.

Il Cliente deve evitare pratiche come:

• invio a destinatari che non hanno espresso consenso o per i quali non esiste una base giuridica valida;
• invio ripetuto a contatti inattivi o non coinvolti senza adeguate attività di pulizia lista;
• occultamento dell’identità del mittente;
• oggetti email fuorvianti, sensazionalistici o non coerenti con il contenuto;
• assenza di link di disiscrizione quando richiesto;
• reinserimento manuale di contatti disiscritti o soppressi;
• uso di domini, sottodomini o mittenti non autorizzati;
• invio di campagne con tassi anomali di bounce, reclami, disiscrizioni o segnalazioni spam.

Woomail può applicare blocchi, revisioni manuali, limiti di invio o sospensioni in presenza di comportamenti che possano essere considerati spam o abuso della piattaforma.

7. Disiscrizione, opposizione e liste di soppressione

Il Cliente deve includere nelle comunicazioni marketing un meccanismo di disiscrizione semplice, chiaro, funzionante e gratuito, quando richiesto dalla normativa applicabile.

Il Cliente deve rispettare tempestivamente richieste di cancellazione, opposizione, disiscrizione, limitazione o aggiornamento delle preferenze ricevute dai destinatari.

È vietato rimuovere, alterare, nascondere o rendere difficoltoso il link di disiscrizione fornito da Woomail o da sistemi integrati.

Le liste di soppressione, i contatti disiscritti e le preferenze di opt-out devono essere rispettati anche in caso di reimportazione, migrazione o sincronizzazione da sistemi esterni.

8. Identità del mittente e trasparenza

Ogni comunicazione inviata tramite Woomail deve indicare in modo corretto e non ingannevole l’identità del mittente o del soggetto per conto del quale viene inviata.

È vietato:

• impersonare terzi;
• utilizzare marchi, nomi commerciali, domini o loghi senza autorizzazione;
• usare indirizzi mittente falsi, temporanei, non monitorati o non riconducibili al Cliente;
• falsificare header, metadati, domini, tracciamenti o informazioni tecniche;
• creare confusione sull’origine, finalità o natura commerciale della comunicazione.

9. Deliverability e reputazione di invio

Il Cliente riconosce che la deliverability dipende da molti fattori, tra cui qualità della lista, reputazione del dominio, configurazioni DNS, contenuti, frequenza di invio, engagement dei destinatari, tassi di reclamo, bounce, spam trap e policy dei provider riceventi.

Il Cliente deve seguire le indicazioni di Woomail relative a SPF, DKIM, DMARC, domini di invio, sottodomini, warm-up, pulizia liste, frequenza di invio e best practice di deliverability.

Woomail può limitare o sospendere invii che presentino rischi elevati per la reputazione della piattaforma o degli altri clienti, inclusi casi di:

• bounce rate anomalo;
• spam complaint elevati;
• presenza di spam trap;
• blacklist o segnalazioni da provider;
• invii improvvisi e massivi da domini freddi;
• contenuti o pattern tipici di spam, phishing o frodi;
• mancata collaborazione nelle verifiche richieste.

10. Contenuti vietati

Il Cliente non può utilizzare Woomail per creare, caricare, promuovere, inviare o automatizzare contenuti:

• illegali, fraudolenti, diffamatori, minacciosi, discriminatori, violenti o lesivi di diritti di terzi;
• relativi a phishing, malware, spyware, furto di credenziali, truffe, frodi finanziarie o schemi piramidali;
• che violano diritti d’autore, marchi, brevetti, segreti commerciali, privacy, immagine o reputazione altrui;
• che promuovono prodotti o servizi vietati dalla legge o contrari alle policy dei provider coinvolti;
• che contengono affermazioni ingannevoli, promesse irrealistiche, false urgenze o informazioni manipolatorie;
• che sfruttano vulnerabilità, paura, minori, soggetti fragili o situazioni sensibili in modo illecito o scorretto;
• che possono danneggiare la reputazione, la sicurezza o l’infrastruttura di Woomail.

11. Settori e attività soggetti a limitazioni

Alcuni settori, prodotti o attività possono richiedere valutazioni aggiuntive, limiti specifici o autorizzazione preventiva da parte di Woomail, soprattutto quando comportano elevato rischio legale, reputazionale, di abuso o deliverability.

Possono essere soggetti a restrizioni, a titolo esemplificativo, contenuti relativi a servizi finanziari ad alto rischio, investimenti speculativi, criptovalute, gioco d’azzardo, prodotti regolamentati, farmaci, integratori con claim sanitari, contenuti per adulti, dating aggressivo, recupero crediti, lead generation opaca, attività politiche, raccolte fondi non trasparenti o settori frequentemente associati a spam e frodi.

Woomail può rifiutare, limitare o sospendere l’utilizzo del Servizio per attività che ritenga incompatibili con la piattaforma, con i provider coinvolti o con il livello di rischio accettabile.

12. Spintax, personalizzazione e variazione dei contenuti

Woomail può offrire funzionalità di personalizzazione, campi dinamici, segmentazione, spintax, variazione dei contenuti o strumenti simili.

Tali funzionalità devono essere utilizzate per rendere le comunicazioni più pertinenti e utili per i destinatari, non per eludere filtri antispam, mascherare invii indesiderati, aggirare controlli di provider, nascondere pattern abusivi o inviare campagne prive di base giuridica valida.

Il Cliente resta responsabile di ogni variante generata o inviata tramite Woomail, anche quando prodotta automaticamente o tramite template dinamici.

13. Funzionalità AI

Le funzionalità AI di Woomail possono assistere nella generazione di contenuti, insight, segmenti, raccomandazioni, automazioni o analisi. Il Cliente deve verificare ogni output prima dell’utilizzo operativo.

È vietato usare le funzionalità AI per generare o distribuire contenuti illegali, ingannevoli, discriminatori, diffamatori, fraudolenti, manipolatori, lesivi di diritti di terzi o contrari alle regole applicabili a privacy, marketing e comunicazioni elettroniche.

Il Cliente non deve inserire negli strumenti AI dati personali, dati particolari, dati sensibili, credenziali, dati di pagamento, segreti commerciali o informazioni riservate non necessarie, salvo che ciò sia consentito dalla normativa applicabile e dagli accordi contrattuali in essere.

Ove disponibili impostazioni di perimetro dati AI, esclusione liste o limitazione fonti, il Cliente deve configurarle in modo coerente con le proprie policy interne e con gli obblighi privacy applicabili.

14. Integrazioni WordPress, WooCommerce e sistemi terzi

Il Cliente è responsabile dei dati sincronizzati tramite integrazioni, plugin, API, webhook o connettori, inclusi dati provenienti da WordPress, WooCommerce, CRM, form, checkout, sistemi di pagamento, strumenti analytics o piattaforme esterne.

Nel caso di dati eCommerce, il Cliente deve verificare la liceità del trattamento di dati relativi a clienti, ordini, prodotti, carrelli, coupon, eventi di navigazione, preferenze, comportamenti di acquisto e comunicazioni post-vendita o promozionali.

Automazioni come recupero carrello, cross-selling, up-selling, newsletter post-acquisto o campagne di riattivazione devono essere configurate nel rispetto delle basi giuridiche, delle informative e delle preferenze espresse dai destinatari.

15. API, webhook e uso tecnico

È vietato utilizzare API, webhook, plugin o connettori Woomail per:

• sovraccaricare la piattaforma o aggirare limiti del piano;
• effettuare scraping, estrazione massiva o accessi non autorizzati;
• interferire con sicurezza, stabilità, disponibilità o integrità del Servizio;
• trasmettere malware, codice malevolo o payload dannosi;
• inviare dati illeciti, eccedenti o non necessari;
• replicare, rivendere o offrire funzionalità Woomail in violazione dei Termini.

Il Cliente è responsabile della protezione di API key, token, credenziali, endpoint, webhook e permessi concessi a sistemi terzi.

16. Monitoraggio, controlli e verifiche

Per proteggere la piattaforma, Woomail può monitorare indicatori tecnici e reputazionali, inclusi volumi di invio, bounce, reclami, disiscrizioni, blacklist, spam trap, pattern anomali, uso API, configurazioni dominio, segnalazioni da provider e violazioni potenziali della presente Policy.

Woomail può richiedere al Cliente informazioni o documentazione su liste, consensi, informative, domini, finalità di invio, attività svolta, identità del mittente, contenuti o integrazioni.

La mancata collaborazione del Cliente può comportare blocchi, sospensioni, limitazioni o chiusura dell’account.

17. Misure correttive, sospensione e chiusura account

In caso di violazione o sospetto abuso, Woomail può adottare una o più delle seguenti misure:

• richiedere chiarimenti o documentazione;
• bloccare una campagna, lista, automazione, dominio, mittente o integrazione;
• limitare temporaneamente gli invii;
• applicare throttling, revisione manuale o warm-up obbligatorio;
• sospendere l’account o specifiche funzionalità;
• rimuovere contenuti o impedire l’importazione di liste;
• chiudere l’account in caso di violazioni gravi, ripetute o non sanabili;
• segnalare attività illecite alle autorità competenti, ove necessario.

Nei casi urgenti, gravi o potenzialmente dannosi, Woomail può intervenire senza preavviso.

18. Responsabilità del Cliente

Il Cliente è responsabile di tutte le attività svolte tramite il proprio account, incluse quelle effettuate da utenti autorizzati, collaboratori, agenzie, consulenti o soggetti terzi collegati.

Il Cliente si impegna a manlevare e tenere indenne Woomail, Web Marketing Aziendale, collaboratori, fornitori e partner da reclami, contestazioni, danni, sanzioni, costi o pretese derivanti da violazioni della presente Policy, dei Termini, della normativa applicabile o dei diritti di terzi.

19. Segnalazioni di abuso

Chiunque ritenga che Woomail sia stato utilizzato per spam, phishing, abuso, violazioni privacy, contenuti illeciti o attività non conformi può inviare una segnalazione a support@woomail.it.

La segnalazione dovrebbe includere, ove possibile, copia del messaggio ricevuto, header email, indirizzo mittente, link coinvolti, data e ora di ricezione, descrizione del problema e ogni elemento utile alla verifica.

20. Modifiche alla Policy

Woomail può aggiornare la presente Policy per riflettere modifiche normative, tecniche, operative, commerciali o relative ai provider coinvolti.

L’utilizzo continuato del Servizio dopo la pubblicazione o comunicazione della Policy aggiornata comporta accettazione della nuova versione. Se il Cliente non accetta le modifiche, deve cessare l’utilizzo del Servizio e, ove previsto, procedere alla disdetta del piano.

21. Contatti

Per domande sulla presente Policy, segnalazioni di abuso, richieste relative alla deliverability o chiarimenti sull’uso consentito della piattaforma, è possibile contattare Woomail all’indirizzo support@woomail.it.

• Fornitore: Web Marketing Aziendale
• Sede legale: Via Galileo Galilei, 43, 25128 Brescia (BS), Italia
• P. IVA: 03467570986
• Email: support@woomail.it