Termini e Condizioni - Woomail - Email Marketing Per Woocommerce

Ultimo aggiornamento: 17 giugno 2026

Benvenuti su Woomail, piattaforma SaaS per email marketing, marketing automation, segmentazione, gestione delle comunicazioni digitali, integrazioni con WordPress/WooCommerce e funzionalità di supporto basate anche su intelligenza artificiale.

Woomail è fornito da Web Marketing Aziendale, con sede legale in Via Galileo Galilei, 43, 25128 Brescia (BS), Italia, P. IVA 03467570986, e-mail support@woomail.it, di seguito anche “Woomail”, “noi”, “Fornitore” o “Nostra Azienda”.

I presenti Termini e Condizioni disciplinano l’accesso e l’utilizzo della piattaforma Woomail, dei relativi siti web, applicazioni, dashboard, API, plugin, connettori, automazioni, template, strumenti di intelligenza artificiale, documentazione e servizi collegati. Utilizzando Woomail, creando un account, attivando una prova gratuita, acquistando un piano o accedendo alla piattaforma, il Cliente dichiara di aver letto, compreso e accettato i presenti Termini.

Prima di utilizzare il Servizio, il Cliente è invitato a leggere attentamente i presenti Termini, la Privacy Policy, la Cookie Policy, il Data Processing Agreement, la Policy di Utilizzo Accettabile e ogni altra informativa o documento contrattuale richiamato nella piattaforma, nella proposta commerciale o nella documentazione tecnica.

1. Definizioni

Ai fini dei presenti Termini:

Servizio: la piattaforma Woomail e tutte le funzionalità collegate, incluse dashboard, email marketing, automazioni, segmenti, template, integrazioni, report, strumenti AI, API, plugin, connettori e documentazione.
Cliente: la persona fisica o giuridica che crea un account, acquista un piano, attiva una prova gratuita o utilizza Woomail per finalità professionali, commerciali, associative, organizzative o imprenditoriali.
Utente: la persona autorizzata dal Cliente ad accedere all’account Woomail, inclusi collaboratori, dipendenti, consulenti, agenzie o soggetti delegati.
Contatti o Destinatari: gli indirizzi email, nominativi, dati identificativi, dati di acquisto, dati comportamentali, preferenze, eventi, tag, segmenti o altre informazioni caricate, importate, sincronizzate o trattate dal Cliente tramite Woomail.
Contenuti del Cliente: testi, immagini, loghi, template, campagne, liste, automazioni, file, dati, prompt, istruzioni, materiali creativi, configurazioni, segmenti, workflow e informazioni caricati o generati dal Cliente tramite il Servizio.
Piano: il pacchetto commerciale scelto dal Cliente, con relativi limiti di utilizzo, funzionalità, canoni, soglie, durata, supporto incluso e condizioni economiche.
Funzionalità AI: strumenti basati su modelli di intelligenza artificiale, sistemi automatici o algoritmi che possono assistere nella generazione di testi, analisi, segmenti, raccomandazioni, insight, suggerimenti, automazioni o interpretazioni dei dati.
Integrazioni: collegamenti tecnici tra Woomail e servizi terzi, inclusi WordPress, WooCommerce, CRM, provider SMTP, gateway di pagamento, strumenti analytics, API, webhook e altri software esterni.
Documentazione: guide, istruzioni operative, articoli di supporto, indicazioni tecniche, linee guida di configurazione e policy pubblicate da Woomail o rese disponibili nella piattaforma.
Policy di Utilizzo Accettabile: il documento che disciplina l’uso lecito, corretto e sicuro di Woomail, incluse le regole anti-spam, anti-abuso, deliverability, contenuti vietati e uso conforme delle liste.
Data Processing Agreement o DPA: il documento che disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da Woomail per conto del Cliente, quando Woomail opera come responsabile del trattamento.

2. Accettazione dei Termini

Utilizzando Woomail, il Cliente accetta integralmente i presenti Termini, la Privacy Policy, la Cookie Policy, il Data Processing Agreement, la Policy di Utilizzo Accettabile, le condizioni del piano acquistato e ogni documento contrattuale richiamato nella piattaforma, nella proposta commerciale o nell’ordine.

Se l’utente utilizza Woomail per conto di un’azienda, ente, associazione, agenzia, eCommerce o altra organizzazione, dichiara di avere il potere di vincolare tale soggetto ai presenti Termini. In caso contrario, l’utente non deve creare l’account né utilizzare il Servizio.

In caso di conflitto tra i presenti Termini e un accordo scritto specifico sottoscritto tra Web Marketing Aziendale e il Cliente, l’accordo specifico prevale limitatamente alle parti espressamente disciplinate in modo diverso.

In caso di conflitto tra i presenti Termini e il Data Processing Agreement in materia di trattamento dei dati personali per conto del Cliente, prevale il Data Processing Agreement limitatamente agli aspetti privacy disciplinati in modo specifico. In caso di conflitto tra i presenti Termini e la Policy di Utilizzo Accettabile su spam, abuso, deliverability, contenuti vietati o uso improprio del Servizio, prevale la Policy di Utilizzo Accettabile limitatamente agli aspetti disciplinati in modo specifico.

3. Destinatari del Servizio

Woomail è pensato principalmente per aziende, professionisti, agenzie, eCommerce, team marketing, titolari di siti WordPress/WooCommerce e organizzazioni che utilizzano strumenti di comunicazione digitale per finalità professionali.

L’utilizzo da parte di consumatori è consentito solo se previsto dal piano o dall’offerta applicabile. In tal caso restano salvi i diritti inderogabili riconosciuti dalla normativa a tutela dei consumatori.

Il Servizio non è destinato a minori di 18 anni. Creando un account, l’utente dichiara di essere maggiorenne e di avere la capacità giuridica necessaria per accettare i presenti Termini.

4. Registrazione dell’account

Per utilizzare Woomail è necessario creare un account e fornire informazioni accurate, complete e aggiornate. Il Cliente si impegna a mantenere aggiornati i dati dell’account, inclusi indirizzo email, dati di fatturazione, informazioni aziendali, dati di pagamento e contatti amministrativi.

Il Cliente è responsabile della riservatezza delle credenziali di accesso, della gestione degli utenti autorizzati e di tutte le attività svolte tramite il proprio account. In caso di accesso non autorizzato, compromissione delle credenziali o sospetto incidente di sicurezza, il Cliente deve informare tempestivamente Woomail scrivendo a support@woomail.it.

È vietato creare account con dati falsi, impersonare terzi, utilizzare identità ingannevoli, aggirare sospensioni precedenti o creare più account per eludere limiti tecnici, economici o di conformità.

Woomail può richiedere verifiche aggiuntive sull’identità del Cliente, sul dominio di invio, sulla provenienza delle liste o sull’attività svolta, soprattutto prima dell’attivazione di invii massivi, domini personalizzati, automazioni avanzate o funzionalità considerate a rischio elevato.

5. Account multiutente, agenzie e uso per conto terzi

Se il Cliente utilizza Woomail per conto di propri clienti, aziende terze o soggetti rappresentati, il Cliente garantisce di avere le autorizzazioni necessarie per gestire dati, campagne, account, domini, integrazioni e comunicazioni per tali soggetti.

Il Cliente resta responsabile delle attività svolte dai propri utenti, collaboratori, consulenti, dipendenti, agenzie o soggetti delegati. Il Cliente deve assegnare permessi coerenti con i ruoli effettivi, revocare tempestivamente gli accessi non più necessari e verificare che ogni utente rispetti i presenti Termini, la Policy di Utilizzo Accettabile e le istruzioni operative di Woomail.

Woomail non è parte del rapporto tra il Cliente e i suoi clienti finali, salvo diverso accordo scritto.

6. Piani, prova gratuita e limiti di utilizzo

Woomail può essere offerto tramite piani gratuiti, prove gratuite, piani a pagamento, licenze annuali, piani mensili, pacchetti personalizzati o formule promozionali. Ogni piano può includere limiti relativi a numero di contatti, invii email, utenti, automazioni, funzionalità AI, integrazioni, spazio disponibile, API, domini di invio, supporto e altre risorse.

La prova gratuita, se disponibile, consente di testare il Servizio per il periodo indicato nell’offerta. Woomail si riserva il diritto di modificare, sospendere o interrompere prove gratuite, offerte promozionali o piani gratuiti in caso di abuso, utilizzo fraudolento, violazione dei presenti Termini, violazione della Policy di Utilizzo Accettabile o esigenze tecniche, operative o commerciali.

Il superamento dei limiti del piano può comportare limitazioni temporanee, richiesta di upgrade, blocco di alcune funzionalità, addebito di costi aggiuntivi ove previsti o sospensione degli invii fino al rientro nei limiti consentiti.

Alcune funzionalità possono essere soggette a limiti di fair use, anche quando non espressamente indicati in modo numerico, per proteggere stabilità, sicurezza, costi infrastrutturali, deliverability e qualità del Servizio.

7. Abbonamenti, pagamenti e fatturazione

L’utilizzo di Woomail può richiedere il pagamento di un canone. Prezzi, funzionalità, soglie e modalità di pagamento sono indicati nella pagina prezzi, nella dashboard, nella proposta commerciale o nel documento d’ordine applicabile.

Salvo diversa indicazione, gli abbonamenti si rinnovano automaticamente alla scadenza del periodo acquistato. Il Cliente autorizza l’addebito dei canoni ricorrenti tramite il metodo di pagamento selezionato, fino a disdetta secondo le modalità previste dal piano.

Il Cliente è responsabile della correttezza dei dati di fatturazione e del metodo di pagamento. In caso di pagamento non riuscito, ritardo, chargeback, contestazione impropria o insoluto, Woomail potrà sospendere o limitare l’accesso al Servizio, previo avviso quando ragionevolmente possibile.

I prezzi possono essere modificati nel tempo. Le modifiche economiche non si applicano retroattivamente a periodi già pagati, salvo diversa previsione contrattuale. In caso di rinnovo, upgrade o modifica del piano, si applicano le condizioni economiche vigenti al momento dell’operazione o comunicate al Cliente.

Tutti gli importi si intendono al netto di IVA e altre imposte applicabili, salvo diversa indicazione.

8. Cancellazione, disdetta e rimborsi

Il Cliente può cancellare o non rinnovare l’abbonamento secondo le modalità disponibili nella dashboard o contattando il supporto Woomail tramite l’indirizzo support@woomail.it. La cancellazione impedisce il rinnovo futuro ma non comporta automaticamente il rimborso dei periodi già pagati, salvo diverso accordo scritto, errore imputabile a Woomail o obbligo previsto dalla legge.

In caso di downgrade, alcune funzionalità potrebbero non essere più disponibili e alcuni dati, automazioni, invii o limiti potrebbero essere ridotti in base al nuovo piano.

Per i Clienti consumatori, ove applicabile, resta salvo il diritto di recesso previsto dalla normativa sui contratti a distanza. Se il consumatore richiede l’attivazione immediata del Servizio o inizia a utilizzare funzionalità digitali prima della scadenza del periodo di recesso, potranno applicarsi le limitazioni o eccezioni previste dalla normativa vigente.

La mancata utilizzazione del Servizio da parte del Cliente non comporta automaticamente il diritto al rimborso dei canoni già maturati o pagati.

9. Uso consentito del Servizio

Il Cliente può utilizzare Woomail esclusivamente per finalità lecite, conformi ai presenti Termini, alla normativa applicabile, alla Documentazione, alla Policy di Utilizzo Accettabile e ai diritti di terzi.

In particolare, il Cliente si impegna a:

utilizzare il Servizio solo per comunicazioni legittime e autorizzate;
caricare, importare o sincronizzare solo contatti raccolti in modo lecito;
rispettare le normative in materia di protezione dei dati personali, comunicazioni elettroniche, marketing diretto, tutela dei consumatori e proprietà intellettuale;
mantenere aggiornate liste, preferenze, consensi, basi giuridiche, opt-out e dati dei destinatari;
usare oggetti, mittenti, domini, contenuti e call to action trasparenti e non ingannevoli;
includere nelle comunicazioni le informazioni obbligatorie, inclusi dati del mittente e link di disiscrizione quando richiesto;
non compromettere la sicurezza, la reputazione, la deliverability o la stabilità tecnica di Woomail;
rispettare eventuali limiti tecnici, soglie di invio, regole di warm-up e procedure di verifica richieste da Woomail;
utilizzare API, plugin, webhook e integrazioni solo secondo le istruzioni tecniche e i limiti previsti dal piano.

10. Policy di Utilizzo Accettabile

La Policy di Utilizzo Accettabile costituisce parte integrante dei presenti Termini e disciplina in modo più dettagliato le regole di utilizzo della piattaforma, incluse le attività vietate, le regole anti-spam, l’uso lecito delle liste, i contenuti vietati, la deliverability, le integrazioni, le funzionalità AI, le API e le conseguenze in caso di abuso.

Il Cliente non può utilizzare Woomail per attività che possano danneggiare destinatari, provider, sistemi di terzi, reputazione dei domini, infrastruttura di invio, altri clienti o la piattaforma Woomail.

Sono vietati, a titolo esemplificativo:

invio di spam, comunicazioni massive non autorizzate o messaggi indesiderati;
phishing, truffe, malware, spyware, furto di credenziali o campagne ingannevoli;
uso di mittenti falsi, identità contraffatte, domini non autorizzati o oggetti email fuorvianti;
invio verso liste acquistate, affittate, raccolte tramite scraping o ottenute senza adeguata base giuridica;
tentativi di aggirare filtri antispam, blacklist, limiti di invio, sospensioni o controlli di sicurezza;
uso della piattaforma per attività illegali, fraudolente, diffamatorie, discriminatorie, violente o lesive di diritti altrui;
uso eccessivo o anomalo delle risorse tecniche rispetto alla natura del piano acquistato;
test di vulnerabilità, scansioni, scraping, reverse engineering o tentativi di accesso non autorizzato senza autorizzazione scritta.

In caso di violazione della Policy di Utilizzo Accettabile, Woomail può sospendere, limitare o chiudere account, invii, domini, automazioni, API, integrazioni o specifiche funzionalità, secondo quanto previsto nei presenti Termini.

11. Regole anti-spam e comunicazioni non richieste

È vietato utilizzare Woomail per inviare spam, comunicazioni non richieste, messaggi fraudolenti, phishing, malware, truffe, comunicazioni ingannevoli, contenuti illegali o campagne che violino le norme applicabili al marketing diretto.

Il Cliente garantisce che ogni destinatario inserito in Woomail sia stato acquisito con una base giuridica valida, ad esempio consenso valido, rapporto contrattuale, legittimo interesse ove applicabile, soft spam nei limiti consentiti dalla legge o altra base legittima prevista dalla normativa.

È vietato utilizzare liste acquistate, affittate, raccolte tramite scraping, generate automaticamente, ottenute senza adeguata informativa o prive di prova del consenso o di altra base giuridica valida. Woomail può richiedere al Cliente documentazione relativa alla provenienza delle liste, ai consensi raccolti, alle informative fornite e alle modalità di acquisizione dei contatti.

Il Cliente deve rispettare le richieste di cancellazione, disiscrizione, opposizione o limitazione ricevute dai destinatari. Il Cliente non deve reinserire manualmente contatti disiscritti o soppressi senza una nuova base giuridica valida.

Eventuali funzionalità di personalizzazione, segmentazione, spintax, variazione automatica dei contenuti o ottimizzazione dei messaggi non possono essere utilizzate per eludere controlli antispam, occultare l’identità del mittente, aggirare blacklist, ingannare i destinatari o inviare comunicazioni prive di una base giuridica valida.

Woomail può sospendere invii, campagne, domini, liste o account in presenza di reclami, bounce anomali, spam trap, blacklist, segnalazioni da provider, violazioni della deliverability, uso fraudolento, sospetto abuso o rischio per la piattaforma e per gli altri utenti.

12. Deliverability e infrastruttura di invio

Woomail fornisce strumenti per creare, gestire e inviare campagne email, ma non garantisce che ogni email venga consegnata, aperta, letta, cliccata o non finisca in spam. La deliverability dipende da molti fattori esterni, tra cui reputazione del dominio, qualità delle liste, contenuti, frequenza di invio, configurazioni DNS, comportamento dei destinatari, provider email, blacklist e policy antispam dei sistemi riceventi.

Il Cliente è responsabile della corretta configurazione dei domini di invio, inclusi, ove richiesto, SPF, DKIM, DMARC, tracciamenti, sottodomini, mittenti e impostazioni DNS. Woomail può fornire indicazioni tecniche, ma non garantisce risultati specifici di recapito o performance.

Per proteggere la reputazione della piattaforma, Woomail può applicare limiti di invio, throttling, revisioni manuali, blocchi temporanei, warm-up progressivi, controlli sulle liste, verifica dei domini, sospensione di campagne e altre misure tecniche o organizzative.

Il Cliente riconosce che comportamenti come invii improvvisi a liste fredde, tassi elevati di reclami, bounce e disiscrizioni, contenuti ingannevoli, domini non autenticati o liste non qualificate possono compromettere la reputazione di invio e limitare l’efficacia del Servizio.

13. Contenuti vietati

Il Cliente non può utilizzare Woomail per creare, caricare, inviare, promuovere o diffondere contenuti:

illegali, fraudolenti, diffamatori, discriminatori, minacciosi, violenti o lesivi di diritti di terzi;
relativi a phishing, malware, spyware, furto di credenziali, truffe, schemi piramidali o attività ingannevoli;
che violano diritti d’autore, marchi, brevetti, segreti commerciali, privacy, immagine o reputazione altrui;
che promuovono prodotti o servizi vietati dalla legge o dalle policy dei provider coinvolti;
che utilizzano identità, marchi, domini o mittenti in modo falso o fuorviante;
che possono danneggiare la reputazione, la sicurezza o l’infrastruttura di Woomail.

Woomail si riserva il diritto di rimuovere, bloccare o limitare contenuti e campagne che violino i presenti Termini o che possano comportare rischi legali, tecnici, reputazionali o di sicurezza.

14. Contenuti del Cliente e proprietà intellettuale

Il Cliente mantiene la titolarità dei propri Contenuti, dati, liste, campagne, template, loghi, marchi e materiali caricati o creati tramite Woomail.

Il Cliente concede a Woomail una licenza limitata, non esclusiva, non trasferibile salvo quanto necessario per subfornitori autorizzati, gratuita e valida per la durata del rapporto contrattuale, al solo fine di ospitare, elaborare, trasmettere, visualizzare, salvare, proteggere e gestire i Contenuti del Cliente per fornire il Servizio.

Woomail non utilizzerà i Contenuti del Cliente per finalità promozionali pubbliche senza autorizzazione, salvo l’uso di loghi, screenshot, casi studio o riferimenti commerciali espressamente approvato dal Cliente.

Il Cliente garantisce di avere tutti i diritti, licenze, autorizzazioni e basi giuridiche necessarie per utilizzare, caricare, elaborare e inviare i propri Contenuti tramite Woomail.

15. Proprietà intellettuale di Woomail

Woomail, il software, il codice, l’interfaccia, i workflow, le funzionalità, la documentazione, i template di sistema, i marchi, i loghi, gli elementi grafici, i testi proprietari, i database, le automazioni predefinite, i modelli, i processi e ogni altro elemento della piattaforma sono di proprietà di Web Marketing Aziendale o dei rispettivi licenzianti.

Nessuna disposizione dei presenti Termini trasferisce al Cliente diritti di proprietà intellettuale su Woomail. Il Cliente riceve esclusivamente un diritto limitato, revocabile, non esclusivo e non trasferibile di utilizzare il Servizio secondo il piano acquistato e nel rispetto dei presenti Termini.

È vietato copiare, modificare, decompilare, rivendere, concedere in sublicenza, replicare, effettuare reverse engineering, creare opere derivate o tentare di estrarre il codice sorgente della piattaforma, salvo nei limiti inderogabili consentiti dalla legge.

16. Integrazioni, plugin, API e servizi di terzi

Woomail può integrarsi con servizi di terzi, inclusi WordPress, WooCommerce, gateway di pagamento, SMTP provider, servizi di hosting, strumenti analytics, CRM, piattaforme pubblicitarie, provider AI, strumenti di verifica dominio e altri software esterni.

L’utilizzo di servizi di terzi può essere soggetto ai termini, alle policy e alle tariffe di tali fornitori. Woomail non è responsabile per malfunzionamenti, indisponibilità, modifiche, limitazioni, errori, ritardi o violazioni imputabili a servizi esterni non controllati direttamente da Woomail.

Il Cliente è responsabile della corretta configurazione delle integrazioni, delle autorizzazioni concesse, delle chiavi API, dei webhook, dei permessi di accesso e dei dati sincronizzati da o verso sistemi terzi.

Nel caso di integrazioni con eCommerce, WordPress o WooCommerce, il Cliente è responsabile della liceità del trattamento dei dati sincronizzati, inclusi dati relativi a clienti, ordini, prodotti, carrelli, coupon, eventi di navigazione, preferenze e comportamenti di acquisto.

Woomail può modificare, sospendere o cessare il supporto a una specifica integrazione qualora il servizio terzo cambi le proprie API, condizioni, limiti tecnici, policy, costi o modalità di accesso.

17. API, webhook e uso tecnico della piattaforma

Quando il Piano lo consente, il Cliente può utilizzare API, webhook, plugin, connettori o script forniti da Woomail per integrare la piattaforma con sistemi esterni.

Il Cliente deve utilizzare tali strumenti nel rispetto della Documentazione, dei limiti tecnici, delle soglie di traffico, delle autorizzazioni e delle misure di sicurezza indicate da Woomail.

È vietato usare API, webhook o integrazioni per sovraccaricare il Servizio, estrarre dati in modo non autorizzato, replicare funzionalità proprietarie, aggirare limiti del Piano, compromettere la sicurezza o inviare dati illeciti verso Woomail o verso terzi.

Il Cliente è responsabile della sicurezza delle proprie API key, token, credenziali, endpoint, configurazioni webhook e permessi concessi a sistemi terzi.

18. Funzionalità AI

Woomail può includere funzionalità basate su intelligenza artificiale per generare testi, suggerimenti, segmenti, insight, raccomandazioni, automazioni, analisi o altre elaborazioni di supporto.

Le funzionalità AI sono strumenti di assistenza e non sostituiscono la valutazione umana, legale, strategica, tecnica o professionale del Cliente. I risultati generati dall’AI possono essere incompleti, inesatti, non aggiornati, non conformi al tono del brand o non idonei a specifici contesti normativi o commerciali.

Gli output generati tramite funzionalità AI non costituiscono consulenza legale, fiscale, finanziaria, sanitaria, tecnica, strategica o professionale. Il Cliente è responsabile della verifica, revisione e approvazione finale di ogni contenuto, suggerimento, automazione, segmento, insight o decisione generata o supportata dall’AI prima dell’utilizzo operativo o dell’invio ai destinatari.

Il Cliente non deve inserire nelle funzionalità AI dati personali, dati particolari, dati sensibili, segreti commerciali, credenziali, dati di pagamento o informazioni riservate non necessarie, salvo che ciò sia consentito dalla normativa applicabile, dal piano attivato e dagli accordi sul trattamento dei dati.

Ove disponibili impostazioni di perimetro dati AI, esclusione liste, limitazione fonti o controllo dei dati analizzati, il Cliente è responsabile della loro corretta configurazione. Woomail potrà implementare misure tecniche per limitare l’uso di dati esclusi, ma il Cliente deve verificare che le impostazioni siano coerenti con le proprie policy interne e con gli obblighi privacy applicabili.

Alcune funzionalità AI possono utilizzare provider esterni. I dettagli sul trattamento dei dati, sui subfornitori e sulle impostazioni disponibili sono indicati nella Privacy Policy, nel Data Processing Agreement o nella documentazione tecnica di Woomail.

Il Cliente non deve utilizzare le funzionalità AI per generare contenuti illegali, ingannevoli, discriminatori, diffamatori, fraudolenti, lesivi di diritti di terzi o contrari alle norme applicabili al marketing, alla privacy e alle comunicazioni elettroniche.

19. Privacy, protezione dei dati e ruoli GDPR

Il trattamento dei dati personali effettuato tramite Woomail è disciplinato dalla Privacy Policy e, ove applicabile, dal Data Processing Agreement.

Per i dati dei Contatti, Destinatari, clienti finali, iscritti, lead, utenti eCommerce o altri soggetti caricati, importati, sincronizzati o gestiti dal Cliente, il Cliente opera di norma come titolare del trattamento. Woomail opera di norma come responsabile del trattamento, trattando tali dati per conto del Cliente e secondo le sue istruzioni documentate, salvo i casi in cui Woomail agisca come titolare autonomo per finalità proprie, ad esempio gestione dell’account, fatturazione, sicurezza, comunicazioni amministrative, prevenzione abusi e adempimenti legali.

Il Cliente è responsabile di:

fornire agli interessati informative privacy chiare, complete e aggiornate;
raccogliere consensi validi quando necessari;
documentare le basi giuridiche del trattamento;
gestire richieste di accesso, cancellazione, rettifica, opposizione, limitazione e portabilità;
rispettare le regole applicabili a newsletter, marketing diretto, profilazione, segmentazione e comunicazioni elettroniche;
non caricare dati non necessari, illeciti o eccedenti rispetto alle finalità perseguite;
configurare correttamente liste, segmenti, automazioni, preferenze, tag, campi personalizzati e integrazioni.

Il Cliente autorizza Woomail a trattare i dati necessari per fornire il Servizio, inclusi dati account, dati tecnici, log, dati di utilizzo, liste, campagne, eventi email, preferenze, automazioni, segmenti, contenuti, metadati, dati di fatturazione e dati sincronizzati tramite integrazioni.

Woomail può trattare dati aggregati o anonimizzati per finalità statistiche, sicurezza, miglioramento del Servizio, analisi delle prestazioni, prevenzione abusi e sviluppo di funzionalità, purché tali dati non identifichino direttamente il Cliente, gli Utenti o i Destinatari.

20. Data Processing Agreement

Quando Woomail tratta dati personali per conto del Cliente in qualità di responsabile del trattamento, tale trattamento è disciplinato dal Data Processing Agreement, che costituisce parte integrante dei presenti Termini.

Il Data Processing Agreement disciplina in particolare oggetto, durata, natura e finalità del trattamento, tipologie di dati personali, categorie di interessati, obblighi del Cliente, istruzioni documentate, misure di sicurezza, sub-responsabili, trasferimenti, assistenza al titolare, cancellazione o restituzione dei dati e ulteriori obblighi privacy.

Per richieste relative al trattamento dei dati personali, al DPA o alla documentazione privacy, il Cliente può contattare Woomail scrivendo a support@woomail.it.

21. Dati particolari, dati sensibili e settori regolamentati

Salvo accordo scritto specifico, il Cliente non deve utilizzare Woomail per trattare categorie particolari di dati personali, dati relativi alla salute, dati biometrici, dati genetici, dati giudiziari, dati di minori, dati finanziari sensibili, credenziali, documenti di identità o altre informazioni ad alto rischio non necessarie alle finalità ordinarie di email marketing e automazione.

Se il Cliente opera in settori regolamentati o tratta dati ad alto rischio, è sua responsabilità verificare preventivamente l’idoneità di Woomail rispetto agli obblighi applicabili, adottare misure supplementari e richiedere eventuali accordi specifici prima di utilizzare il Servizio.

22. Misure di sicurezza

Woomail adotta misure tecniche e organizzative ragionevoli per proteggere il Servizio, gli account e i dati trattati. Tali misure possono includere, in base allo stato della piattaforma e alle funzionalità disponibili, controlli di accesso, gestione delle autorizzazioni, protezione delle credenziali, backup, log tecnici, aggiornamenti software, monitoraggio, separazione degli ambienti, limitazione degli accessi amministrativi e procedure interne per la gestione degli incidenti.

Le misure di sicurezza possono variare nel tempo in base all’evoluzione tecnica, normativa, organizzativa e infrastrutturale del Servizio. Woomail non dichiara certificazioni, standard o conformità specifiche se non espressamente indicate in documentazione ufficiale aggiornata.

Il Cliente riconosce che nessun sistema informatico può essere considerato completamente sicuro o immune da errori, vulnerabilità, attacchi, interruzioni o accessi non autorizzati.

Il Cliente deve adottare misure adeguate per proteggere il proprio account, tra cui password robuste, gestione corretta degli utenti, revoca degli accessi non più necessari, uso prudente delle API key, controllo delle integrazioni e attivazione di eventuali funzionalità di sicurezza disponibili.

Il Cliente non deve tentare di violare, testare, sovraccaricare, aggirare o compromettere la sicurezza del Servizio, salvo autorizzazione scritta di Woomail nell’ambito di attività concordate.

Il Cliente deve comunicare tempestivamente a Woomail eventuali vulnerabilità, accessi non autorizzati, compromissioni, anomalie o incidenti che possano incidere sulla sicurezza del Servizio o dei dati trattati tramite la piattaforma.

23. Backup, conservazione ed esportazione dei dati

Woomail può effettuare backup e conservare copie tecniche dei dati per finalità di sicurezza, continuità operativa, ripristino e prevenzione di perdite accidentali. I backup non sostituiscono l’obbligo del Cliente di conservare copie autonome dei dati essenziali per la propria attività.

Il Cliente può esportare i propri dati tramite le funzionalità disponibili nella piattaforma, nei limiti del piano e delle impostazioni tecniche previste.

Dopo la cessazione dell’account, Woomail potrà conservare i dati per un periodo limitato per consentire eventuale recupero, adempimenti legali, sicurezza, fatturazione, gestione controversie o ripristino tecnico. Decorso tale periodo, i dati potranno essere cancellati o anonimizzati, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge.

Alcune informazioni, come log tecnici, dati di fatturazione, prove di consenso, liste di soppressione, dati necessari alla prevenzione abusi o record richiesti dalla legge, possono essere conservate più a lungo quando necessario.

24. Account inattivi

Woomail può sospendere, limitare o chiudere account gratuiti, di prova o non utilizzati per un periodo prolungato, in particolare se non risultano accessi, invii, configurazioni, attività rilevanti o pagamenti per almeno 6 mesi.

Quando ragionevolmente possibile, Woomail invierà un avviso all’indirizzo email associato all’account prima della cancellazione definitiva, concedendo un termine ragionevole per accedere, esportare i dati o riattivare l’account.

Dopo la cancellazione definitiva di un account inattivo, il ripristino dei dati potrebbe non essere possibile. Il Cliente è responsabile dell’esportazione e della conservazione autonoma dei dati che desidera mantenere.

25. Disponibilità, manutenzione e modifiche al Servizio

Woomail si impegna a mantenere il Servizio disponibile e funzionante in modo ragionevole, ma non garantisce disponibilità ininterrotta, assenza di errori, compatibilità permanente con servizi terzi o continuità di tutte le funzionalità.

Il Servizio può essere temporaneamente non disponibile per manutenzione programmata, aggiornamenti, interventi di sicurezza, problemi tecnici, guasti, attacchi, cause di forza maggiore, problemi di provider terzi o altre circostanze non pienamente controllabili da Woomail.

Woomail può modificare, migliorare, sostituire, riorganizzare o rimuovere funzionalità del Servizio. In caso di modifiche sostanziali che incidano negativamente su funzionalità essenziali di un piano a pagamento, Woomail cercherà di informare il Cliente con ragionevole anticipo, quando possibile.

Per i piani gratuiti, di prova o promozionali, Woomail può modificare, limitare o interrompere funzionalità, soglie o disponibilità con maggiore flessibilità, anche senza preavviso, salvo quanto inderogabilmente previsto dalla legge.

26. Service Level Agreement

Salvo diverso accordo scritto, Woomail non garantisce uno specifico livello minimo di disponibilità, uptime, tempo di risposta, tempo di consegna delle email o continuità operativa.

Eventuali Service Level Agreement, livelli di supporto garantiti, tempi di presa in carico, tempi di intervento o indennizzi per disservizi si applicano solo se espressamente previsti dal piano acquistato, da una proposta commerciale o da un accordo scritto separato.

In assenza di SLA specifico, Woomail opera secondo criteri di ragionevole impegno commerciale, tenendo conto della natura SaaS del Servizio, dei fornitori terzi coinvolti, dell’infrastruttura disponibile e della complessità tecnica degli interventi.

27. Funzionalità beta, sperimentali o in anteprima

Alcune funzionalità possono essere offerte in versione beta, sperimentale, preview, early access o non definitiva. Tali funzionalità possono essere instabili, incomplete, soggette a modifiche, limitazioni o rimozione senza preavviso.

Il Cliente utilizza le funzionalità beta a proprio rischio e si impegna a non fare affidamento esclusivo su di esse per processi critici, invii massivi, decisioni automatizzate rilevanti o attività che richiedono elevata continuità operativa.

28. Documentazione, linee guida e istruzioni tecniche

Il Cliente si impegna a utilizzare Woomail in conformità alla Documentazione, alle guide operative, alle istruzioni tecniche, alle policy di invio, alle indicazioni sulla deliverability, alle regole di configurazione DNS e alle linee guida pubblicate o comunicate da Woomail.

La Documentazione può essere aggiornata nel tempo per riflettere modifiche tecniche, nuove funzionalità, correzioni, best practice, requisiti dei provider terzi o cambiamenti normativi.

L’uso del Servizio in modo contrario alla Documentazione può incidere su prestazioni, deliverability, sicurezza, disponibilità, compatibilità delle integrazioni o costi del piano.

29. Supporto e comunicazioni

Woomail può fornire supporto tramite email, ticket, documentazione, chat, area clienti o altri canali indicati nella piattaforma. Livelli, tempi e modalità di supporto possono variare in base al piano acquistato.

Le comunicazioni relative al Servizio possono essere inviate all’indirizzo email associato all’account, mostrate nella dashboard o pubblicate sul sito. Il Cliente è responsabile di mantenere attivi e aggiornati i propri recapiti.

Woomail può inviare comunicazioni amministrative, tecniche, operative o di sicurezza relative all’account, al piano, agli invii, alle integrazioni, alla fatturazione o a modifiche rilevanti del Servizio. Tali comunicazioni sono parte del rapporto contrattuale e non costituiscono newsletter promozionali.

30. Sospensione e limitazione dell’account

Woomail può sospendere, limitare o bloccare temporaneamente l’account, gli invii, le automazioni, le integrazioni, le API o specifiche funzionalità in caso di:

violazione dei presenti Termini;
violazione della Policy di Utilizzo Accettabile;
mancato pagamento o contestazioni di pagamento;
uso del Servizio per spam, phishing, frodi, malware o attività illecite;
reclami, bounce, blacklist, spam trap o criticità di deliverability;
rischio per la sicurezza, la stabilità o la reputazione della piattaforma;
richieste di autorità, obblighi legali o necessità di prevenire danni;
uso anomalo, eccessivo o contrario alla destinazione del piano acquistato;
tentativi di aggirare limiti, controlli, sospensioni, verifiche o misure antispam;
mancata collaborazione del Cliente in verifiche relative a liste, domini, identità, consensi o attività sospette.

Quando ragionevolmente possibile, Woomail informerà il Cliente della sospensione e delle azioni necessarie per ripristinare il Servizio. Nei casi urgenti, gravi o potenzialmente dannosi, la sospensione può essere immediata e senza preavviso.

31. Risoluzione del contratto

Woomail può risolvere il contratto e chiudere l’account del Cliente in caso di violazione grave o ripetuta dei presenti Termini, mancato pagamento, uso illecito del Servizio, danni alla piattaforma, abuso, frode, violazione dei diritti di terzi o impossibilità di proseguire il rapporto per ragioni legali, tecniche o di sicurezza.

Il Cliente può cessare l’utilizzo del Servizio in qualsiasi momento secondo le modalità previste dal piano. La cessazione non esonera il Cliente dal pagamento degli importi maturati fino alla data di efficacia della chiusura.

Alla cessazione del rapporto, il diritto del Cliente di utilizzare Woomail termina. Il Cliente è responsabile dell’esportazione dei dati prima della chiusura dell’account. Woomail potrà cancellare o rendere inaccessibili i dati secondo le proprie procedure di conservazione, salvo obblighi di legge.

32. Riservatezza

Le parti si impegnano a mantenere riservate le informazioni non pubbliche ricevute nell’ambito del rapporto contrattuale, incluse informazioni tecniche, commerciali, operative, economiche, credenziali, configurazioni, dati dei clienti, strategie, documentazione riservata e comunicazioni non destinate alla diffusione pubblica.

L’obbligo di riservatezza non si applica a informazioni già pubbliche, note legittimamente prima della comunicazione, ricevute da terzi senza obbligo di riservatezza o che devono essere divulgate per obbligo di legge o ordine di un’autorità competente.

33. Limitazione di responsabilità

Nei limiti massimi consentiti dalla legge, Woomail è fornito “così com’è” e “come disponibile”. Woomail non garantisce che il Servizio soddisfi ogni esigenza specifica del Cliente, sia privo di errori, funzioni senza interruzioni, produca determinati risultati commerciali o garantisca specifiche performance di vendita, conversione, deliverability, apertura, clic o fatturato.

Woomail non è responsabile per danni derivanti da uso improprio del Servizio, contenuti del Cliente, liste non conformi, violazioni privacy imputabili al Cliente, configurazioni errate, mancata revisione dei contenuti AI, blocchi da parte di provider email, perdita di reputazione del dominio, problemi di servizi terzi, indisponibilità di internet, errori di pagamento, accessi non autorizzati causati da negligenza del Cliente o mancato rispetto dei presenti Termini.

Nei limiti consentiti dalla legge, Woomail non sarà responsabile per danni indiretti, perdita di profitti, perdita di ricavi, perdita di opportunità, perdita di dati, danno reputazionale, interruzione dell’attività o danni consequenziali.

Salvo dolo o colpa grave e salvo diritti inderogabili del consumatore, l’eventuale responsabilità complessiva di Woomail nei confronti del Cliente sarà limitata all’importo effettivamente pagato dal Cliente a Woomail nei 12 mesi precedenti l’evento che ha generato la responsabilità.

34. Manleva

Il Cliente si impegna a manlevare e tenere indenne Woomail, Web Marketing Aziendale, collaboratori, fornitori e partner da reclami, contestazioni, sanzioni, danni, costi, spese legali o pretese di terzi derivanti da:

uso illecito o non conforme del Servizio;
campagne, messaggi, liste, contenuti o automazioni del Cliente;
violazione di normative privacy, marketing, comunicazioni elettroniche o tutela dei consumatori imputabile al Cliente;
violazione di diritti di proprietà intellettuale o diritti di terzi;
uso di dati raccolti senza base giuridica valida;
violazione dei presenti Termini;
violazione della Policy di Utilizzo Accettabile;
utilizzo improprio delle integrazioni, delle API, dei domini di invio o delle funzionalità AI.

35. Forza maggiore

Woomail non sarà responsabile per ritardi, interruzioni o inadempimenti causati da eventi fuori dal proprio ragionevole controllo, inclusi calamità naturali, guerre, attacchi informatici, blackout, guasti infrastrutturali, scioperi, provvedimenti delle autorità, indisponibilità di provider terzi, problemi di rete, epidemie, eventi eccezionali o cause di forza maggiore.

36. Modifiche ai Termini

Woomail può aggiornare i presenti Termini per riflettere modifiche normative, tecniche, commerciali, organizzative o funzionali del Servizio.

In caso di modifiche rilevanti, Woomail potrà informare il Cliente tramite email, dashboard o avviso sul sito. L’utilizzo continuato del Servizio dopo l’entrata in vigore delle modifiche comporta accettazione dei Termini aggiornati. Se il Cliente non accetta le modifiche, deve cessare l’utilizzo del Servizio e, se previsto dal piano, procedere alla disdetta.

Woomail può conservare versioni precedenti dei Termini o indicare la data dell’ultimo aggiornamento per facilitare la consultazione delle modifiche nel tempo.

37. Cessione del contratto

Il Cliente non può cedere o trasferire il contratto, l’account o i diritti derivanti dai presenti Termini senza autorizzazione scritta di Woomail.

Woomail può cedere o trasferire il contratto, in tutto o in parte, in caso di riorganizzazione aziendale, fusione, acquisizione, cessione di ramo d’azienda, trasferimento del servizio o operazioni societarie, garantendo la continuità degli obblighi essenziali verso il Cliente.

38. Nullità parziale e tolleranza

Se una disposizione dei presenti Termini dovesse risultare nulla, invalida o inefficace, le restanti disposizioni rimarranno valide ed efficaci. La disposizione invalida sarà sostituita, ove possibile, da una disposizione valida che rifletta il più possibile lo scopo originario.

Il mancato o ritardato esercizio di un diritto da parte di Woomail non costituisce rinuncia a tale diritto né impedisce di esercitarlo successivamente.

39. Legge applicabile e foro competente

I presenti Termini sono regolati dalla legge italiana.

Per i Clienti che agiscono per finalità professionali, imprenditoriali, commerciali o comunque non qualificabili come consumatori, ogni controversia relativa ai presenti Termini, al Servizio o al rapporto con Woomail sarà devoluta in via esclusiva al Foro di Brescia, salvo diverso accordo scritto.

Per i Clienti consumatori, resta competente il foro inderogabile del luogo di residenza o domicilio del consumatore, ove previsto dalla normativa applicabile.

Restano salvi gli eventuali strumenti di risoluzione alternativa delle controversie previsti dalla normativa applicabile.

40. Contatti

Per domande sui presenti Termini, sull’account, sui pagamenti, sul supporto, sulla sicurezza, sulle richieste amministrative o su eventuali segnalazioni relative all’utilizzo del Servizio, è possibile contattare Woomail scrivendo a support@woomail.it.

Fornitore: Web Marketing Aziendale
Sede legale: Via Galileo Galilei, 43, 25128 Brescia (BS), Italia
P. IVA: 03467570986
Email: support@woomail.it

I presenti Termini costituiscono l’accordo generale tra il Cliente e Web Marketing Aziendale per l’utilizzo di Woomail, salvo eventuali accordi specifici sottoscritti separatamente.